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Die Österreichische Nationalbibliothek (ÖNB) ist die zentrale wissenschaftliche Bibliothek der Republik Österreich und blickt auf eine traditionsreiche Geschichte bis ins 14. Jahrhundert zurück. Sie versteht sich als lebendige Brücke zwischen dem reichhaltigen Erbe der Vergangenheit und den zukunftsorientierten Ansprüchen der modernen Informationsgesellschaft. Der Bestand der ÖNB umfasst derzeit mehr als 8 Millionen Objekte und bietet als dienstleistungsorientiertes Informationszentrum ihren BenutzerInnen Zugang und qualifizierte Auskünfte zu ihren eigenen Beständen, aber auch zu internationalen Datenpools.
Anliegen der Österreichischen Nationalbibliothek ist es, sich einem möglichst breiten Kreis an Interessierten zu öffnen. Diesem Bestreben wird unter anderem durch regelmäßige Ausstellungen zur Bekanntmachung der Bestände sowie – teilweise in Kooperation mit anderen Organisationen und Einrichtungen – durch Veranstaltungen wie Lesungen, Buchpräsentationen und Konzerten entsprochen. Alle MitarbeiterInnen der Österreichischen Nationalbibliothek bemühen sich um eine rasche und sachgerechte Abwicklung der Geschäftsgänge. Fachkompetenter und freundlicher Umgang mit den BenutzerInnen aus aller Welt ist selbstverständlich.
Und diesem hohen Anspruch kann nur mit einer top-modern organisierten internen Kommunikation entsprochen werden, die alle MitarbeiterInnen jederzeit, und an jedem Ort, in die Lage versetzt, relevante Informationen abzurufen, oder zu veröffentlichen.
Dieses Knowledge-Management wurde im Rahmen eines Wissensportals, welches der Wiener IT-Dienstleister und Microsoft Office und SharePoint – Experte ShareVision IT umgesetzt hat, realisiert. ShareVision IT unterstützt Kunden dabei, Informations- und Kommunikationsprojekte mit Microsoft SharePoint Technologie und Microsoft Lync zu definieren, zu analysieren, zu planen, zu implementieren und schließlich durchzuführen.
Haider Shnawa, Gründer und Geschäftsführer von ShareVison IT: „Unser wichtigstes Ziel ist es, Kunden bei der organisatorischen Struktur und Einführung zu helfen, sie dabei zu unterstützen neue Wege in der Kommunikation, in der Zusammenarbeit und in ihren Geschäftsprozessen zu gehen und die Neue Welt des Arbeitens in ihr Unternehmen zu tragen. Wir helfen Menschen und Unternehmen auf dem Weg zu mehr Produktivität und Effizienz.“
Vor der Installation des ÖNB-Wissensportals gab es eine klassische Dokumentenverwaltung mithilfe der üblichen File-Server, auf denen Dokumente auf verschiedenen Laufwerken abgelegt, Abteilungen zugeordnet und mit spezifischen Berechtigungen ausgestattet werden konnten. Die direkte interne Kommunikation wurde via E-Mail getrieben.
Die Konzeption und Einführung eines zentralen Wissensportals (in der Funktion eines Intranets) war Teil eines integrierten Gesamtkonzepts zur Einführung von Wissensmanagement in der ÖNB. Dafür wurde 2009 ein mehrjähriges Konzept ausgearbeitet, das seither umgesetzt wird (Dazu gehört z. B. auch die Erstellung einer Wissensbilanz, erstmals für das Jahr 2010, Bestellung eines Wissensmanagers, Ideen-Management, Benutzerbefragungen und ein Beschwerdemanagement).
Alfred Schmidt, wissenschaftlicher Assistent der Generaldirektorin der ÖNB: „Leitendes Ziel war es, die Idee der „lernenden Institution“ umzusetzen. Das Wissensportal als zentrales technisches Werkzeug zur internen Wissensorganisation und -Dokumentation spielt dabei eine Schlüsselrolle. Wenn auch von Anfang an klar war, dass der Einsatz von modernen EDV-technischen Werkzeugen alleine das Problem der Wissensorganisation nicht lösen kann, so steht andererseits doch außer Zweifel, dass er eine unbedingte Voraussetzung dafür darstellt.“
Auf ShareVision IT und damit auf Haider Shnawa kamen wir über die KMA (Knowledge Management Austria), die schon unser erstes Projekt Wissensmanagement beratend begleitet hat. In der Ausschreibung des Projektes konnte uns Herr Shnawa durch seine reichhaltige Erfahrung im Bereich Kommunikation und Kollaboration, sowie Wissensmanagement überzeugen; und er legte das günstigste Angebot“, so Alfred Schmidt.
Alfred Schmidt: „Es wurden mehrere Grundideen realisiert
: Jede Organisationseinheit der ÖNB (z. B. Sammlung und Hauptabteilung), aber auch alle abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppen, Referate, Teams etc. bekommen ein „öffentliches Fenster zu Hause“ d. h., dort werden alle Informationen hineingestellt, die an alle MitarbeiterInnen gehen sollen (z. B. die wesentlichen Ansprechpersonen und diverse Dokumente). Andererseits erhalten alle genannten Organisationseinheiten auch einen internen virtuellen Arbeitsbereich (virtual workspace), der nur exklusiv den Mitgliedern dieser Gruppe zugänglich ist. Im „ÖNB-Wiki“ führen wir noch einmal alle Informationen, die an alle MitarbeiterInnen gerichtet sind an einem Ort übersichtlich zusammen.
Am sogenannten Schwarzen Brett, einer zentralen Anlaufseite im neuen Intranet, dienen verschiedene, inhaltlich klar unterschiedene Informationskanäle dem Austausch aktueller Informationen z. B. der Generaldirektion an alle, von einzelnen MitarbeiterInnen an alle, außerdienstliche Informationen etc. Das wurde vorher per E-Mail „an alle“ verschickt und verschwand in den In-Boxen. Neben den gezielten Informationen (inklusive Benachrichtigungsfunktion nach individuellen Wünschen) ist vor allem jetzt die nachhaltige Dokumentation dieser Inhalt gegeben, d. h., es muss niemand mehr die so kommunizierten Inhalte auf seinem PC archivieren.
Haider Shnawa: „Das Wissensportal war in ein größeres Wissensmanagement-Projekt eingebettet. Ziel des Portals war es, möglichst einfachen und übersichtlichen Zugang zu allen hausinternen Informationen herzustellen, also die Verbesserung der internen Kommunikation. Auch sollte mehr Transparenz über die Vorgänge im Haus für die Mitarbeiter hergestellt werden: interne Informationen und teamübergreifender Zusammenarbeit, getrennt in öffentliche (alle MA) und internen Bereich (Teammitglieder). Und im Bereich der Geschäftsführung sind jetzt Berichte, Dokumente, Vorlagen, Diagramme und die Protokolle der Sitzungen der Generaldirektion für alle Mitarbeiter zugänglich.
Die Herausforderung war es, in einem sehr komplexen und über lange Zeit gewachsenen System, das sehr stark auf File-Servern und E-Mail-Boxen basierte, die neue Welt der Arbeit hineinzutragen. Mit allen Änderungen und Umstellungen, die damit einhergehen, und das jetzt bereits über einen Zeitraum von mehreren Jahren. Die Challenge dabei ist es immer, die Gewohnheiten der Mitarbeiter zu erkennen und diese beim Wandel zu begleiten. Die Geschäftsführung der ÖNB hat sehr viel dazu beigetragen, dass dies möglich wurde.
Das Wissensportal der ÖNB wurde in Zusammenarbeit mit der KMA umgesetzt, die auf Beratung in diesem Bereich spezialisiert ist und uns organisatorisch begleitet hat. ShareVision IT ist aktiver Partner der KMA, denn es ist besser, die technische Umsetzung eines Projekts von der Beraterseite zu trennen. Ich bin der tiefen Überzeugung, dass es keinen technischen Berater gibt, der auch glaubhaft und gut die organisatorische Beratung übernehmen und durchführen kann.“
Alfred Schmidt: „Die Zusammenarbeit funktionierte von Anfang an sehr gut, die Ideen und Vorstellungen der ÖNB wurden aufgegriffen und gemeinsam weiterentwickelt. ShareVision IT überzeugte uns durch hohes persönliches Commitment, hohe Kompetenz und große Erfahrung bezüglich SharePoint und Wissensmanagement. Sehr positiv erlebten wir auch die große Flexibilität bei der Termingestaltung und den erfolgten hausinternen Einschulungen.“